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SOMMARIO: Soggetti abilitati alla cura degli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti, ivi compresa la trasmissione telematica della documentazione previdenziale. Nuovi criteri operativi.

Il processo di modernizzazione della legislazione in materia di lavoro sviluppatosi negli ultimi anni ha evidenziato il graduale abbandono delle logiche gestionali fondate sul ricorso ad adempimenti formali a favore del costante e crescente sviluppo dell’informatizzazione.

In tale ottica si inquadra, tra l’altro, la recente determinazione del Presidente dell’Istituto n. 75 del 2010 (emessa in attuazione dell’art. 38, comma 5, del decreto legge 31 maggio 2010 n. 78 convertito con legge 30 luglio 2010 n. 122), che prevede l’utilizzo esclusivo del canale telematico per la presentazione delle istanze di servizio appositamente elencate.

Per i datori di lavoro acquisisce pertanto una particolare rilevanza, ai fini della possibilità di relazionarsi con l’Istituto, l’accesso al fascicolo aziendale, nonché la prossima estensione e potenziamento delle funzionalità di comunicazione bidirezionale con datori di lavoro ed intermediari.

Ne risulta la necessità di chiarire e precisare ulteriormente le modalità di definizione dei titoli ad operare in qualità o per conto dei datori di lavoro.

Come recentemente affermato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Direzione Generale per l’attività Ispettiva (nota 29 aprile 2010, n. 7857, in allegato 2), la crescente informatizzazione dei principali adempimenti lavoristici e previdenziali ha rafforzato il ruolo degli intermediari a ciò abilitati, che risultano pertanto interlocutori privilegiati degli enti preposti al controllo di tali adempimenti ed alla gestione delle conseguenti attività.

Restano confermate, per quanto riguarda i datori di lavoro che intendano adempiere in prima persona o per il tramite di propri dipendenti all’uopo delegati alla cura degli adempimenti nei confronti dell’Istituto, le istruzioni relative al rilascio del PIN, impartite da ultimo con circolare n. 32 del 17 febbraio 2004.

I datori di lavoro (persone fisiche e rappresentanti legali delle società) che abbiano già richiesto l’abilitazione al servizio di trasmissione telematica delle Denunce Aziendali secondo le modalità attualmente in uso e che risultano essere inseriti tra i soggetti collegati all’azienda, non dovranno ripetere le operazioni di accreditamento.

Oltre alla modalità di accesso tramite PIN è già operativa una nuova modalità di accesso mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS) rilasciata da una Pubblica Amministrazione ai sensi del DPR 2 marzo 2004, n. 117.

I datori di lavoro (persone fisiche o rappresentanti legali delle società) non ancora titolari di un PIN o di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) potranno richiedere il rilascio del PIN alla sede competente, compilando l’apposito modulo allegato alla presente circolare (allegato 3).

Qualora intendano delegare alla gestione degli adempimenti nei confronti dell’Istituto uno o più lavoratori dipendenti, i datori di lavoro sopra indicati, dopo essersi autenticati mediante PIN o CNS dovranno utilizzare l’apposita applicazione per l’attribuzione delle sub-abilitazioni ad operare. Tali sub-abilitazioni potranno essere effettuate unicamente nei confronti dei dipendenti del datore di lavoro stesso.

A decorrere dalle denunce contributive relative al periodo di paga “aprile 2011”, il nuovo sistema di deleghe sarà pienamente a regime e non sarà più possibile operare in nome e per conto di un datore di lavoro se non da parte del datore di lavoro stesso (persona fisica o legale rappresentante) o di un dipendente appositamente delegato nelle forme anzidette.

Come già affermato con circolare n. 32 del 17 febbraio 2004, l’articolo 31 del D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276, prevede, al comma 1, che “i gruppi di impresa, individuati ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile e del decreto legislativo 2 aprile 2002, n. 74, possono delegare lo svolgimento degli adempimenti di cui all’articolo 1 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, alla società capogruppo per tutte le società controllate e collegate”.

Come già affermato, in relazione al libro unico, dal Vademecum pubblicato dal Ministero del Lavoro, la società capogruppo può delegare agli adempimenti una qualsiasi società del medesimo gruppo, rimanendone tuttavia sempre direttamente responsabile.

Lo svolgimento degli adempimenti ad opera della società capogruppo o di quella delegata non modifica la titolarità delle obbligazioni contrattuali e legislative in capo alle singole società datrici di lavoro.

Per rendere operativa la delega sopra descritta, i rappresentanti legali delle società deleganti, dopo essersi autenticati mediante PIN o CNS, dovranno accedere ai servizi telematici e, dopo aver scelto la relativa funzione dovranno indicare il codice fiscale della società facente parte del gruppo cui si intende delegare gli adempimenti nei confronti dell’Istituto. Tale delega comporta l’autocertificazione circa la ricorrenza delle condizioni di cui all’articolo 2359 del codice civile.

La messa a disposizione del servizio sopra descritto sarà comunicata mediante apposito messaggio pubblicato su internet.

Come già affermato con circolare n. 32 del 17 febbraio 2004, l’articolo 31 del D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276, prevede, al comma 2, che “i consorzi di società cooperative, costituiti ai sensi dell’articolo 27 del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 14 dicembre 1947, n. 1577, possono svolgere gli adempimenti di cui all’articolo 1 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, per conto delle società consorziate o delegarne l’esecuzione a una società consorziata. Tali servizi possono essere organizzati per il tramite dei consulenti del lavoro, anche se dipendenti dai predetti consorzi, così come previsto dall'articolo 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12”.

Analogamente a quanto previsto per i gruppi di impresa, per rendere operativa la delega sopra descritta, i rappresentanti legali delle società cooperative, dopo essersi autenticati mediante PIN o CNS, dovranno accedere ai servizi telematici e, dopo aver scelto la relativa funzione, dovranno indicare il codice fiscale della società cooperativa facente parte del consorzio, cui si intende delegare gli adempimenti nei confronti dell’Istituto. Tale delega comporta l’autocertificazione circa l’appartenenza al consorzio.

La messa a disposizione del servizio sopra descritto sarà comunicata mediante apposito messaggio pubblicato su internet.

La citata nota 29 aprile 2010, n. 7857 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Direzione Generale per l’attività Ispettiva, rimarca la centralità – nel quadro normativo destinato a regolare l’attività svolta dagli “intermediari”– della legge n. 11 gennaio 1979, n. 12, che identifica, tra l’altro, i soggetti abilitati a svolgere gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti.

Al riguardo, la nota precisa che dette attività non possono che essere effettuate da coloro che hanno titolo a legittimare la conformità dei dati elaborati alle disposizioni di legge. In tal senso, il Ministero del Lavoro richiama il combinato disposto di cui all’art. 1, commi 1 e 4, della legge n. 12/1979 (allegato 1).

Pertanto, ai sensi della predetta nota, non sono autorizzati alla predisposizione e trasmissione della documentazione relativa agli adempimenti di previdenza ed assistenza sociale né i Centri di elaborazione dati (CED) – in quanto, ai sensi dell’art. 1, comma 5 della legge n. 12/1979, possono effettuare “esclusivamente” attività esecutive e di servizio, quali le mere operazioni di calcolo e stampa dei dati retributivi nonché le attività strumentali ed accessorie – né quei soggetti – quali i tributaristi e gli esperti tributaristi, i consulenti fiscali, i revisori contabili – che possono svolgere solo adempimenti di natura fiscale. In relazione a tali soggetti risultano pertanto superate le istruzioni già impartite con circolare n. 32 del 17 febbraio 2004.

Al fine di avere una più precisa identificazione degli intermediari abilitati ad operare, l’Inps ha predisposto un sistema di profilazione degli stessi.

I consulenti del lavoro e gli altri professionisti elencati all’articolo 1, comma 1, della citata legge 12 saranno abilitati ad operare con identificazione personale, sulla base dell’interscambio di informazioni con gli albi nazionali di riferimento, con cui sono già vigenti, o in fase di stipula, convenzioni.

Per quanto riguarda i servizi o centri di assistenza fiscale istituiti dalle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese (articolo 1, comma 4, della legge 12), sarà predisposta – sulla base dell’identificazione operata dalla relative associazioni nazionali – una profilazione di struttura, alla cui abilitazione saranno quindi associati uno o più soggetti responsabili.

I professionisti abilitati ad operare ed i responsabili di struttura, identificati nel modo sopra descritto, potranno accedere ai servizi on line dell’Istituto previa autenticazione mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o PIN rilasciato dall’Istituto. Qualora siano già dotati di PIN potranno continuare ad operare con quello già in uso.

Per i professionisti ed i responsabili di struttura che risultino avere un PIN non abilitato ad operare per i servizi aziendali sarà in automatico effettuata tale abilitazione.

I professionisti e i responsabili di servizi o centri di assistenza fiscale istituiti dalle associazioni di categoria non ancora titolari di un PIN o di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) potranno richiedere il rilascio del PIN alla sede competente, compilando l’apposito modulo allegato alla presente circolare (allegati 4 e 5).

Sono conseguentemente superate le disposizioni impartite a tale proposito con circolare n. 191 del 30 ottobre 2001.

Gli intermediari autorizzati ai sensi della legge n. 12/1979, individuati secondo le modalità indicate al punto 3.1 della presente circolare, potranno operare in nome e per conto dei datori di lavoro sulla base di apposite deleghe rese per iscritto dal delegante, utilizzando il modulo appositamente predisposto.

A tale scopo l’intermediario autorizzato accederà – mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o PIN rilasciato dall’Istituto – all’applicazione di gestione deleghe, resa disponibile sul sito internet dell’Istituto, nella sezione “servizi per le aziende e i consulenti”.

Tramite l’applicazione, l’intermediario riempirà il testo della delega con i dati propri e del delegante. Una volta terminata la compilazione, l’intermediario potrà stampare la delega perché possa essere sottoscritta dal delegante. In un momento successivo tornerà a validare la delega, dichiarando, sotto la propria responsabilità, l’avvenuta sottoscrizione da parte del delegante. L’intermediario si impegnerà a custodire presso di sé la delega – unitamente ad una fotocopia di un valido documento di identità del delegante – per tutto il periodo di vigenza della stessa, nonché nei 5 anni successivi, e ad esibirla a richiesta.

Qualora intendano delegare uno o più dei propri lavoratori dipendenti alla gestione degli adempimenti nei confronti dell’Istituto, gli intermediari dovranno utilizzare l’apposita applicazione per l’attribuzione delle sub-abilitazioni ad operare. Tali sub-abilitazioni potranno essere effettuate unicamente nei confronti dei dipendenti dell’intermediario.

L’applicazione di gestione delle deleghe sarà resa disponibile sul sito internet dell’Istituto dal 7 febbraio 2011. A decorrere dalla data suddetta gli intermediari autorizzati possono pertanto accedere ed inserire le proprie deleghe.

Durante la prima fase del nuovo sistema sarà comunque possibile inviare i flussi UniEmens secondo il sistema attualmente in uso.

A decorrere dalle denunce contributive relative al periodo di paga “aprile 2011”, il nuovo sistema di deleghe sarà pienamente a regime e non sarà più possibile operare in nome e per conto di un datore di lavoro in assenza di una delle sottoelencate condizioni:

a) datore di lavoro (persona fisica o rappresentante legale di società);

b) dipendente abilitato dal datore di lavoro (come descritto al punto 2.1 della presente circolare);

c) società appartenente al gruppo (o dipendente di tale società appositamente abilitato), in base alla delega attribuita secondo le modalità di cui al punto 2.2 della presente circolare;

d) società cooperativa appartenente al consorzio (o dipendente di tale società appositamente abilitato), in base alla delega attribuita secondo le modalità di cui al punto 2.3 della presente circolare;

e) intermediario autorizzato ai sensi della legge 12/1979, munito di delega espressa da parte del datore di lavoro, attribuita secondo le modalità descritte al punto 3 della presente circolare.

In tutti i casi sopra descritti, le persone incaricate dovranno ovviamente autenticarsi con il proprio PIN o CNS.

Durante il periodo di transizione sarà realizzata una attività di informazione nei confronti dei datori di lavoro interessati.

I criteri operativi descritti nei punti precedenti saranno applicati anche nei confronti dei datori di lavoro che assumono operai agricoli.

Con riferimento ai soli adempimenti relativi agli stessi datori di lavoro agricoli, ed in relazione alle sole aziende da essi amministrate, sono soggetti abilitati alla cura degli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale anche i professionisti iscritti agli albi dei periti agrari e degli agrotecnici (circolare 7 aprile 2008, n. 45).

Di contro, anche nel caso di datori di lavoro agricoli, non sono autorizzati alle sopracitate attività né i Centri di elaborazione dati (CED) – in quanto, ai sensi dell’art. 1, comma 5 della legge n. 12/1979, possono effettuare “esclusivamente” attività esecutive e di servizio, quali le mere operazioni di calcolo e stampa dei dati retributivi nonché le attività strumentali ed accessorie – né quei soggetti – quali i tributaristi e gli esperti tributaristi, i consulenti fiscali, i revisori contabili – che possono svolgere solo adempimenti di natura fiscale. In relazione a tali soggetti risultano pertanto superate le istruzioni già impartite con circolare n. 32 del 17 febbraio 2004 e con la successiva specifica circolare n. 100 del 22 settembre 2006.

Nelle more del rilascio della procedura di gestione deleghe che interesserà la generalità dei soggetti continueranno ad applicarsi le normali procedure di abilitazione previste per lo specifico settore.

Sarà comunque consentito anche alle Associazioni di categoria dei datori di lavoro abilitati alla cura degli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale, di utilizzare il sistema delle sub-abilitazioni nei confronti dei propri dipendenti.

Il Direttore Generale

Nori